Empresas inactivas

Hay cientos de miles de sociedades inactivas en nuestro país.

En algunos momentos, la decisión de mantener inactiva una empresa puede resultar un recurso útil. Permite una contención de gastos en coyunturas económicas difíciles o planear otro tipo de decisiones, como ventas o traspasos.

Pero la inactividad de una empresa no extinguida no evitará que esta deba cumplir ciertas obligaciones ni la liberará de pagar las deudas que tenga pendientes o nazcan en ese período. La ley contempla una serie de obligaciones que toda empresa deberá cumplir aunque no desarrolle en ese momento ninguna actividad.

Por otra parte, prolongar la situación de inactividad puede activar el riesgo de responsabilidad de los administradores, ya sea el de que cometan voluntariamente infracciones o el de que caigan en ellas por simple despiste o desidia.

La autoridad tributaria está estrechando el cerco a las empresas inactivas sospechosas de fraude, y se habla ya de que podría plantearse una regulación legal mucho más restrictiva para estos supuestos.

Tipos de empresas inactivas

Clases y denominaciones

Lo primero que conviene es diferenciar entre las empresas que:

• Pasan en un determinado momento de su vida societaria a una situación de inactividad.
• Nacen en el mercado como empresas sin actividad, preparadas para su venta rápida.

Coloquialmente, con cierto ingenio, se usan algunas expresiones para aludir a estas sociedades inactivas:

• Sociedades zombi o en coma inducido, para las del primer tipo.
• Sociedades urgentes o preconstituidas, para las del segundo tipo.
• Sociedades durmientes, dormidas o fantasma para las de cualquiera de los dos tipos, especialmente si alargan su situación de inactividad.

La iniciativa de la decisión de pasar a una situación de inactividad la pueden tomar los administradores o los socios, pero debe aprobarla la junta (de socios o accionistas).

Sociedades que pasan a situación de inactividad

Son empresas que funcionaban normalmente, pero que en un determinado momento dejan de actuar en el mercado sin que por ello se disuelvan.

Las causas de esta decisión pueden ser diversas, pero suelen tener en común como objetivos la minimización de pérdidas y el aplazamiento del cierre.

Motivos habituales para decidir la inactividad

En concreto, son motivos habituales para decidirse a pasar a una situación de inactividad, entre otros, los siguientes:

• Considerar que el negocio es aún una buena idea empresarial, pero no disponer de suficiente financiación para mantener su funcionamiento.
• Una insuficiencia de facturación reiterada pero tenida por coyuntural que lleve a calificar el negocio como no rentable a corto plazo o una fuente de pérdidas de momento insostenible.
• Valorar una venta de activos para pagar deudas o estudiar una posible transmisión global de la empresa o de alguna unidad productiva, sin perder dinero mientras se estudia, si se estima que el parón no perjudicará de modo relevante su valor.
• Existir problemas organizativos, de propiedad, de sintonía entre socios o de sucesión que impidan el normal funcionamiento del negocio.
• No disponer de fondos líquidos para costear la disolución, liquidación y extinción.

Expectativas que pueden fundamentar la decisión

Los administradores y los socios pueden decidir así mantener la sociedad en vigor no llegando a la disolución y liquidación, pero sin que tenga actividad en el mercado, a la espera de que:

• Se logre financiación o se consigan inversores o nuevos socios.
• Culminen algunas operaciones de venta.
• Se alcancen pactos, negociando con acreedores y plantillas.
• Mejore el panorama económico y ello permita reanudar la actividad.
• Se consigan encargos de clientes relevantes que puedan enderezar la facturación.
• Los socios adopten alguna decisión de cambio de objeto social o lancen alguna otra modificación de estructura societaria.
• Algún comprador que busque una empresa con cierta antigüedad haga una buena oferta.
  Se asuma como inevitable, o como la mejor opción, la disolución, liquidación y cierre.

Sociedades que nacen ya inactivas

Son sociedades que se han constituido con todos sus trámites, pero pasan desde el inicio a una situación de inactividad.

La motivación de esta fundación sin actividad puede ser diversa:

• Anticipar los trámites a la espera de alguna decisión.
• Esperar a disponer de financiación.
• Tramitar concesiones o licencias.
• Constituir equipos complejos y elaborar planificaciones específicas.
• Precisar la actividad primordial a posteriori dentro de las varias contempladas en el objeto social…

Pero también se persigue a veces otro fin: ponerlas a disposición del mercado para venderlas a quienes, por ejemplo:

• Pretenden disponer de una sociedad con urgencia, acelerando los trámites.
• Quieren contar con una sociedad que no tenga un pasado problemático.

En el mercado a menudo se ofertan este tipo de sociedades como empresas en 24 horas.

Obligaciones de las empresas inactivas

Suspender la actividad de una sociedad no exime de cumplir ciertas obligaciones que existían cuando desarrollaba su objeto social.

Además de comunicar a Hacienda la inactividad de la sociedad (en el formulario censal) —lo que debe hacerse en un máximo de un mes tras el cese—, esta deberá, inicialmente:

• Saldar deudas pendientes (a proveedores, entidades, Hacienda, Seguridad Social…).
• Realizar pagos fraccionados y declaraciones fiscales pendientes del último ejercicio.
• Practicar retenciones a profesionales e ingresarlas.
• Gestionar bajas y despidos laborales, si hay plantilla.

Luego, durante la inactividad, también deberá:

• Cumplimentar la declaración anual del Impuesto sobre Sociedades.
• Pagar cuotas de otros impuestos (por ejemplo, IBI de locales u oficinas).
• Atender a las notificaciones electrónicas recibidas de organismos públicos (como Hacienda).
• Realizar pagos por alquileres, suministros, cuotas de préstamos, intereses de créditos, comisiones bancarias, costes de gestión y asesoramiento…
• Cumplir las obligaciones contables propias de una sociedad no extinguida (llevar libros, aprobar cuentas, depositarlas en el Registro Mercantil…).

Riesgo del administrador de una empresa inactiva

Se presume que hay causa de disolución por el transcurso de más de un año de período de inactividad.

Es una de las causas de disolución de las sociedades de capital por motivos legales o estatutarios.

En este caso, los administradores deben convocar en el plazo de dos meses la junta general para que adopte, en su caso, el acuerdo de disolución.

No obstante, no estarán obligados a convocar la Junta si solicitan la declaración de concurso de la sociedad, y se suspenderá si comunican al juzgado competente la existencia de negociaciones con los acreedores para alcanzar un plan de reestructuración.

Si no convocan la junta, esta no se celebra o no se adoptan los acuerdos citados (disolución o solicitar el concurso o preconcurso):

• Los administradores estarán obligados a solicitar la disolución judicial de la sociedad.
• Cualquier interesado podrá instar ante el juez la disolución de la sociedad.

Incumplir estos deberes implicará para los administradores que respondan solidariamente de las obligaciones sociales que se puedan generar tras esa causa de disolución.

Este riesgo de incurrir en responsabilidad hace poco recomendable prolongar la inactividad de la sociedad más de un año, salvo que no se generen nuevos compromisos de pago.

En pequeñas empresas o sociedades preconstituidas, con inactividad desde el inicio, este riesgo resulta poco relevante.

Pero puede tener importancia en empresas que han parado máquinas tras trayectorias más dilatadas.

Por otra parte, los administradores también están expuestos a cierta responsabilidad subsidiaria por incumplimiento de obligaciones tributarias.

No aprovechamiento de deducciones fiscales

Durante la inactividad, la empresa no podrá computar y aprovechar importes ni de IVA deducible ni de gastos deducibles vinculados a la actividad en el Impuesto sobre Sociedades.

No emisión de facturas

La sociedad inactiva, aunque exista, no podrá emitir facturas por servicios.

Sanciones y otras consecuencias

Al abandonarse la actividad, no es raro que los titulares del negocio descuiden algunas de las obligaciones que subsisten, lo que puede redundar en sanciones administrativas y complicaciones registrales.

Coste de tramitar la inactividad

El coste de tramitar que la sociedad pase a estar inactiva sin disolverla no suele ser muy relevante.

Dependerá en buena medida del precio que pueda cobrar el gestor administrativo o asesor jurídico que ayude o asesore a la empresa, y de los servicios que incluya.

Precisamente esta reducción de costes es uno de los factores que impulsa a muchos negocios a mantenerse inactivos sin disolverse, ya que la liquidación y extinción conlleva muchos más trámites y gastos (fiscales, notariales, registrales…).

Hacienda, contra las sociedades inactivas

Las nuevas regulaciones sobre auditoría están incrementando las sanciones por incumplimiento de ciertas obligaciones, como la de depósito de cuentas de sociedades, incluyendo a las inactivas.

Además, ciertos incumplimientos contables pueden provocar cierres registrales o la revocación de números fiscales (NIF). Son decisiones que persiguen poner trabas a las sociedades zombi que podrían estar tratando de encubrir actuaciones ilícitas.

Infracciones contables, registrales y fiscales de las empresas inactivas que antes se ignoraban o sobre las que se corría un tupido velo están siendo ahora vigiladas con lupa.

Hacienda, en efecto, se ha propuesto acabar con las sociedades inactivas, o al menos con aquellas que puedan resultar sospechosas, estén más expuestas a tentaciones o pretendan vehicular con opacidad ciertas actuaciones dudosas en el mercado.

Busca asesoramiento para tu negocio

Mantener una sociedad inactiva no es algo recomendable salvo que se prevea no superar el transcurso de un año, pero en algunas ocasiones puede resultar temporalmente un recurso útil.

Si te planteas la opción de dejar tu empresa inactiva, busca apoyo técnico.

Un buen asesor jurídico valorará contigo costes y obligaciones, ayudándote a comparar la alternativa de inactivar tu empresa con la de liquidarla.

Con su asesoramiento, también evitarás descuidos, riesgos e infracciones, y podrás prever escenarios y fijar fechas para reactivar la sociedad o extinguirla definitivamente.

Asimismo, te informará sobre otras opciones posibles que puedan interesarte: compra de sociedades inactivas, fusiones, absorciones…

Tu asesor te dará opciones y evitará que en la inactivación, la reactivación o la adquisición de sociedades te lleves sorpresas negativas.

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